Dans cet article, et connexepodcast, nous abordons un sujet très important et rarement abordé : comment gérer les frais de déplacement lors d'un projet de conseil. Il s'agit d'une question importante à laquelle il faut réfléchir, car une mauvaise gestion des frais de déplacement peut, et sera généralement, préjudiciable à votre réputation au sein du cabinet et à votre carrière de consultant.
Votre chef de projet et d'autres collègues contribueront de manière significative à la prise de décisions sur les dépenses de voyage pertinentes et appropriées. Mais au final c'est vous qui assumez l'entière responsabilité des choix liés aux frais de déplacement.
Vos choix doivent reposer sur une base de clarté et de sensibilité. Personne ne devrait même penser à remettre en question vos dépenses. Par conséquent, acquérir une perspective lucide sur la façon de gérer les frais de déplacement sur les projets de conseil vous aidera à vous préparer à réussir.
Le billet a été inspiré par une question d'un lecteur de Firmsconsulting, un consultant de Deloitte aux États-Unis. Ce consultant Deloitte voulait savoir comment déterminer si les frais de déplacement (par exemple, les factures liées à un séjour à l'hôtel, aux restaurants, au taxi, etc.) lors d'un projet de conseil sont raisonnables et appropriés. Et il a donné des exemples tirés de son récent projet de conseil.
Exemple 1:Un consultant en gestion choisit un vol ou un hôtel qui lui permet de cumuler des points de récompense alors qu'une alternative équivalente est beaucoup moins chère.
Exemple 2 :Un consultant en gestion visite un spa de luxe et le facture au client. Ces frais sont inclus dans une facture globale afin que le client ne puisse pas voir les frais détaillés pour le spa de luxe.
Exemple 3 :L'équipe de l'engagement séjourne dans un hôtel cinq étoiles même si le consultant Deloitte estime qu'il n'a pas besoin de ce style de vie.
Exemple 4 :L'équipe de fiançailles profite de dîners coûteux dans un hôtel de luxe qui ne sont pas nécessaires.
Le consultant Deloitte a exprimé la préoccupation suivante : «Cela ne semble pas être dans l'intérêt du client. Cela semble contraire à l'éthique. Comment s'assurer que ces pratiques sont freinées ? Et comment le consultant junior décide-t-il ce qui est éthique ou non dans le scénario ci-dessus et agit-il en conséquence en équipe ? ».
C'est une excellente série de questions pour commencer. Je vais vous donner un cadre et des lignes directrices pour analyser comment vous devez gérer les frais de déplacement lors d'un projet de consultation.
Gérer les frais de déplacement dans ma propre carrière
Avant d'aborder le cadre et les lignes directrices sur la façon de gérer les dépenses de voyage, je veux parler de deux situations de ma propre carrière.
Servir un client :Le premier exemple remonte à l'époque où j'étais consultant en management. Lorsque je viens d'entrer dans le cabinet, c'était il y a longtemps, nous avions récemment terminé un engagement de redressement pour une grande compagnie pétrolière. Cette compagnie pétrolière était sur le point de perdre son plus gros client. Et ils nous avaient embauchés pour trouver un moyen de remplacer ce flux de revenus.
Le projet a été très réussi. Le client a été incroyablement impressionné par le travail effectué.
Mais il y avait un problème avec ce projet. Une présentation a été mise en place par l'associé principal qui couvrait les commentaires du client. Et l'une des choses que le client a dit est que, même s'il n'hésiterait pas à nous recommander pour nos compétences analytiques, ce qu'il n'a pas aimé, c'est qu'il sentait que nous n'étions pas conscients de ce qu'il traversait.
Le client n'aimait pas que l'équipe du projet ait installé des bacs coûteux dans les restaurants de la ville où se trouvait le siège social du client, sachant très bien à l'époque que les gens étaient licenciés. Et cela vient du PDG. C'est le PDG qui donne son avis à une grande entreprise, nous. Il nous a dit qu'il aimait le travail, mais qu'il pensait que nous n'avions pas bien géré les frais de déplacement. Et même s'ils vont très probablement nous utiliser à nouveau, cela lui laisse juste un mauvais pressentiment en sachant que les frais de voyage ont été abusés.
Être client :Et un autre exemple implique Firmsconsulting. Une fois, nous avons embauché une équipe pour faire un travail médiatique important pour nous. Nous les avons emmenés par avion et les avons réservés dans un hôtel couvrant toutes leurs dépenses, y compris l'organisation d'un bon dîner d'équipe dans un restaurant très en vue. Et quand nous faisions les frais de voyage plus tard, nous sommes tombés sur un relevé de dépenses pour les boissons et les frais qu'ils ont occasionnés en allant dans une boîte de nuit.
Cette situation me bouleverse encore car nous ne leur avons pas demandé d'aller en boîte de nuit. Ils ont choisi de le faire et ils ont décidé de nous facturer pour cela. Nous l'avons payé, mais nous n'avons plus jamais travaillé avec eux et nous ne les recommanderions jamais à personne.
Ils ont perdu un client important pour une dépense relativement mineure. C'était le principal de la question. Ils nous contactent souvent pour le travail mais ne peuvent jamais comprendre que la confiance a été brisée.
Cadre de gestion des frais de déplacement
Ces deux incidents servent de cadre à la structure que je vais vous donner pour analyser cela. Pour déterminer si un comportement ou des frais de déplacement sont appropriés, vous devez y réfléchir de votre point de vue, du point de vue de l'entreprise et du point de vue du client. Et vous devez tenir compte de 3 éléments : le coût, la perception et la valeur.
Imaginez une matrice 3 par 3 ici. D'un côté vous avez vous-même, l'entreprise et le client. De l'autre côté, vous avez le coût, la perception et la valeur.
Les frais de déplacement de votre point de vue
Lors de la gestion des frais de déplacement, cherchez à prendre en compte six principes directeurs essentiels :
- Ne dépensez pas d'argent pour des choses dont vous n'avez pas besoin pour faire le travail.
- Ne dépensez pas d'argent pour des choses que vous ne dépenseriez pas vous-même.
- Assurez-vous que vos choix sont en phase avec la culture et la situation du client.
- Assurez-vous que vos actions correspondent à votre profil général.
- Bien qu'il soit important d'économiser de l'argent pour le client, assurez-vous également que vos besoins sont satisfaits.
- Les frais de voyage extravagants doivent se traduire par une valeur au moins égale pour le client.
Ces six principes directeurs ne sont pas une formule. Ils ne représentent pas tout l'univers de la « bonne gestion des frais de déplacement ». Cependant, ils vous aideront à prendre des décisions sur la meilleure façon de gérer les frais de déplacement.
Six principes directeurs pour gérer les dépenses de voyage
Examinons de plus près chaque principe directeur.
1. Ne dépensez pas d'argent pour des choses dont vous n'avez pas besoin pour faire le travail
La règle la plus importante à retenir est de ne faire que les choses dont vous avez besoin pour faire le travail.
Par exemple, vous devez rester dans un hôtel. Vous devez dormir dans un endroit confortable et sûr pendant que vous travaillez sur le projet de conseil. Mais dans la plupart des cas, vous n'avez pas besoin d'aller dans un spa de luxe pour pouvoir faire votre travail.
De plus, si vous faites quelque chose parce qu'il n'apparaîtra pas sur une facture détaillée, le simple fait que vous le fassiez parce qu'il n'apparaîtra pas sur la facture indique que vous savez que c'est faux. Alors ne faites pas des choses que vous savez ou supposez être mauvaises. C'est contraire à l'éthique.
Donc, pour revenir à ce consultant de Deloitte qui a posé une question très importante, lorsque vous décidez si les frais de déplacement sont raisonnables, considérez si vous en avez besoin pour faire le travail.
2. Ne dépensez pas d'argent pour des choses que vous ne dépenseriez pas vous-même
Vous ne devriez pas non plus faire des choses que vous ne feriez pas si vous payiez pour cela. Vous ne pouvez pas faire les choses simplement parce qu'un client paie pour cela. C'est tout simplement faux.
3. Assurez-vous que vos choix sont en phase avec la culture et la situation du client
C'est là que nous arrivons au concept de perception. Soyez très prudent quant à la façon dont vous dépensez l'argent du client à la lumière de la culture d'un client (comment le client se comporte et pense) et de la situation particulière du client (par exemple, le redressement).
Choisissez un hôtel qu'une personne raisonnable considérera comme une sélection appropriée pour un client particulier et la situation du client. Par exemple, si un client traverse une période de redressement, ne réservez pas un hôtel cinq étoiles. De plus, si vous travaillez pour un client très réservé, tout ce que vous faites en interface avec lui doit également être réservé.
De plus, alors que du point de vue du client, ils veulent toujours réduire les coûts de consultation, du point de vue du client, ne faites pas des choses qui entrent en conflit avec leur culture.
Si vous faites des choses qui vous désynchronisent avec le client, c'est un problème. Si, par exemple, vous allez servir un important client de services financiers qui a une certaine façon de faire les choses, qui se trouve être hébergée dans des hôtels cinq étoiles, et que vous séjournez plutôt dans un motel deux étoiles, vous aurez l'air désynchronisé. vous voyez, cela va dans les deux sens.
Cependant, vous pouvez vous en sortir en séjournant dans un motel deux étoiles si vous êtes économe. Il y a des histoires deMarvin Bowerqui était très économe. En fait, il voyageait en autocar quand tout le monde voyageait en classe affaires.Mais vous devez le gérer et faire appel au jugement en fonction de votre situation particulière.
Vous pouvez facturer cher votre travail, mais ne donnez pas l'impression que vous abusez des dépenses. En fait, c'est ma philosophie. Facturez des frais très élevés mais facturez des dépenses raisonnables. Ne facturez jamais de frais modiques à un client frugal. Ils ne vous valoriseront pas et cela nuira à votre entreprise à long terme. La qualité coûte de l'argent.
4. Assurez-vous que vos actions sont conformes à votre profil général
En ce qui concerne les coûts, si vous n'êtes pas à l'aise de facturer au client les choses les plus fines que votre équipe de projet sélectionne, je pense que vous pouvez dire : "Tu sais quoi, je ne pense pas que je veux la chose la plus chère”.
C'est bien de faire ça. Vous n'avez pas besoin de faire ce que font les autres membres de l'équipe. Mais ne donnez pas l'impression que vous êtes meilleur que n'importe qui d'autre. Dis le, "Je n'ai pas besoin de ça. C'est trop pour moi. Je vais donc opter pour une option moins chère”.
Si vous êtes quelqu'un qui est frugal ou qui aime simplement les choses plus simples, il est normal de suivre cette voie plutôt que de faire ce que tout le monde fait. Il est normal de commander l'article le moins cher dans un restaurant. Ce n'est pas parce que vous allez dans un restaurant cher que vous devez commander un dîner cher.
J'ai été dans des situations où j'ai commandé les choses les moins chères parce que je savais que le client payait pour cela. Et je ne voulais pas qu'ils gaspillent de l'argent.
J'ai également eu des réunions avec des clients de Starbucks. J'ai rencontré des PDG chez Starbucks. Ce n'est même pas une blague. J'ai toujours cru que les frais généraux étaient un vol légal des actionnaires et que les frais de consultation n'étaient qu'une fraction des frais généraux.
Si vous avez décidé, à titre personnel, de ne pas abuser des finances du client, tant que cela est cohérent avec ce que vous êtes, vous ne serez probablement pas maltraité par votre équipe de projet.
Cependant, si vous aimez généralement faire des folies sur les cupcakes et que vous conduisez une décapotable allemande sophistiquée, mais quand il s'agit d'un problème client, vous dites: "Oh, c'est faux. je ne vais pas le faire”, votre équipe peut le prendre dans le mauvais sens.
Ils remarqueront une déconnexion entre qui vous êtes et ce que vous faites. Et certains membres de votre équipe de projet peuvent penser que vous essayez de les faire mal paraître. Vous pouvez être éthique sans insulter vos collègues.
5. Bien qu'il soit important d'économiser de l'argent pour le client, assurez-vous également que vos besoins sont satisfaits
Si vous demandez à un client combien vous devriez dépenser, il vous dira presque toujours de dépenser le moins possible. Par conséquent, si vous prenez des décisions basées sur ce que le client considère être juste, vous vous sous-évaluerez presque toujours.
Ne demandez donc pas à un client combien il doit dépenser pour un hôtel ou des repas, car il vous proposera probablement l'option la moins chère. C'est ce que font les clients.
Bien que vous deviez essayer d'économiser de l'argent pour le client, vous devez également vous assurer de répondre à ses besoins. Je dirais donc qu'il ne faut pas réduire les coûts jusqu'à l'os, soit cela vous est préjudiciable.
Construire une grande entreprise coûte cher. Il faut faire des choses durables. Si mettre tous les consultants dans des chambres d'hôtes pour économiser de l'argent les oblige à partir, alors ce n'est pas durable.
Il faut bien traiter les consultants et cela signifie des dépenses relativement plus élevées.
6. Les frais de voyage extravagants doivent se traduire par une valeur au moins égale pour le client
Si vous êtes un consultant affreux qui ajoute peu de valeur, vous devriez vous sentir mal à l'idée d'accumuler des dépenses de voyage extravagantes en sachant très bien que vous faites un travail épouvantable pour le client. Si vous êtes un consultant brillant qui apporte une valeur ajoutée énorme au client, il est acceptable, à mon avis, d'accumuler des frais de déplacement supplémentaires.
Je partagerai ici ma propre expérience. Oui, j'ai toujours essayé de réduire les frais de déplacement des clients. Mais, il y a certaines choses sur lesquelles je n'ai jamais fait de compromis. Et l'une des choses sur lesquelles Inevercompromised est mes vêtements.
J'ai toujours lavé mes vêtements, peu importe dans quel hôtel j'étais et j'ai souvent utilisé des options de blanchisserie coûteuses. Et un client pourrait toujours revenir et dire : «Eh bien, pourquoi Michael n'a-t-il pas opté pour l'option de lessive la moins chère ? N'est-ce pas contraire à l'éthique?“.
Cela dépend si le peu de temps que je gagnais a été utilisé pour créer une meilleure valeur pour un client. Pour moi, le temps c'est de l'argent. J'opterai pour la meilleure option car ils s'adaptent à mon emploi du temps. Et j'opterais pour cette option même si je la payais moi-même.
Que signifie ajouter de la valeur ?
Ajouter de la valeur à un client ne signifie pas, "Je suis consultant McKinsey. Par conséquent, j'ajoute de la valeur”. Le fait que vous soyez là ne signifie pas que vous ajoutez de la valeur. Je dis toujours, vous savez que vous ajoutez de la valeur lorsque vous sentez que vous faites des choses qui vous rapporteront un bonus. Vous ajoutez de la valeur lorsque vous faites plus que ce qu'on attend de vous.
Si vous en faites juste assez pour accomplir les tâches qui vous sont assignées, gagner votre salaire de base et être promu dans le délai normal, c'est vraiment une mauvaise valeur et vous ne devriez pas faire de folies.
Si vous êtes quelqu'un qui aime les belles choses de la vie, assurez-vous d'ajouter de la valeur à un client. Et si vous n'avez pas l'impression d'ajouter de la valeur, limitez vos frais de déplacement au minimum.
Les décisions relatives aux frais de déplacement sont souvent une question de jugement
Qu'il soit bon ou mauvais d'engager une dépense de voyage spécifique est souvent une question de jugement. Cela se résume à ceci. Avez-vous le sentiment d'ajouter de la valeur au client ou non ? Et pensez-vous que vous avez besoin d'une dépense particulière pour ajouter de la valeur ?
Et si vous croyez honnêtement, "Vous savez quoi, je peux ajouter cette valeur à un client même si je ne comprends pas ces choses »,alors n'allez pas pour ces choses. Cependant, si vous sentez que vous avez besoin des meilleures choses, ne le faites que si vous pensez que vous ajoutez une valeur supplémentaire à un client.
Et je sais que beaucoup d'entre vous diront : "le lexpérience de luxe pendantconseilvoyageest un atout majeur du conseil en management“. Mais cet avantage est une récompense pour avoir recruté des personnes talentueuses qui feront des choses extraordinaires.
Vous faites quelque chose d'extraordinaire et vous obtenez un avantage. Le simple fait que vous soyez là ne signifie pas que vous faites quelque chose d'extraordinaire. Pourtant, c'est ainsi que pensent de nombreux consultants. Ils pensent, "Bien,McKinseym'a embauché. Par conséquent, je mérite cet avantage.” C'est faux.
Si vous avez un goût extravagant et que vous faites le travail, un client peut vous détester parce que vous dépensez trop d'argent, mais il vous tolérera probablement pendant que vous ajoutez de la valeur. Comme cet exemple que je vous ai donné à propos de la compagnie pétrolière.
Pourtant, rappelez-vous que la majorité prédominante des clients aiment les consultants économes qui font bien leur travail. En fait, je n'ai jamais vu un client dire : «Oh, vous êtes un consultant avec un goût plus simple et, par conséquent, nous ne vous embaucherons pas”. Les clients ne se soucient pas de vos goûts.
Certains des consultants les plus brillants comme George Stalk, etc. ont l'air d'avoir magasiné dans une remorque. Pourtant, les clients les ont adorés.
Si vous faites le travail et que vous vous souciez de l'argent du client comme si c'était le vôtre, il vous aimerait probablement beaucoup plus que si vous n'étiez pas frugal mais que vous étiez bon dans votre travail. Et c'est la chose que vous devez considérer.
Donc, en fin de compte, si j'étais vous, j'essaierais de ne pas dépenser l'argent du client à moins que cela ne soit nécessaire, car en fin de compte, ce sont tous des frais généraux et cela augmente la valeur que vous devez ajouter à un client.
Frais de déplacement du point de vue du cabinet de conseil
Examinons maintenant cette question du point de vue du cabinet de conseil. Le cabinet de conseil doit embaucher les personnes les plus intelligentes. Il sera très difficile d'inciter les personnes les plus intelligentes à travailler pour la société de conseil si ces personnes intelligentes peuvent travailler ailleurs et obtenir de meilleurs avantages que ce que la société de conseil peut offrir.
Ainsi, dans un marché véritablement concurrentiel où les gens rejoignent un cabinet de conseil en partie pour les avantages, il est peu probable qu'ils rejoignent un cabinet de conseil qui n'offre pas ces avantages.
Et plus la marque du cabinet de conseil est faible, plus les avantages sont importants. Lorsque les gens choisissent un cabinet de conseil qui a une marque faible et qu'ils ne le choisissent qu'en raison des salaires et des avantages, ce cabinet de conseil n'a d'autre choix que d'offrir ces avantages.
Les gens diraient : «McKinsey offre également ces avantages”. Oui c'est vrai. Mais bon nombre des avantages offerts par McKinsey ne sont pas si intéressants. Par exemple, les salaires de McKinsey ne sont pas aussi gonflés qu'on le pense. Et McKinsey peut s'en tirer parce que la marque est si forte.
Donc, du point de vue d'un cabinet de conseil, la position est la suivante : "Même si nous engageons des frais de déplacement élevés parce que nous faisons venir les meilleurs, la valeur du travail se verra ».L'entreprise l'examine essentiellement d'un point de vue coût / valeur.
Frais de déplacement du point de vue du client
Lorsque vous appliquez cette position concurrentielle sur le marché du recrutement aux clients, la même réflexion s'applique. Si un cabinet de conseil offre ces avantages, le coût pour le client augmente évidemment car tous ces frais généraux doivent être absorbés. Si le coût pour le client augmente, à court terme le client peut l'accepter. Mais à long terme, à moins que vous n'ajoutiez suffisamment de valeur à ce client, le client dira : "Vous nous avez coûté beaucoup d'argent. Vous n'ajoutez pas assez de valeur. Par conséquent, nous ne travaillerons plus avec vous”.
Alors maintenant, nous revenons à la discussion sur la valeur. Si le cabinet de conseil n'ajoute pas suffisamment de valeur pour justifier les coûts, le client est totalement libre de s'en aller. C'est ce que signifie être dans un marché concurrentiel. Le client n'est pas obligé de travailler avec une société de conseil en particulier.
Le client voit les frais. Ils comprennent qu'une partie est constituée de frais de déplacement. S'ils sont satisfaits du compromis entre la valeur et le coût, ils disent : "C'est la valeur apportée par les consultants. Nous sommes donc d'accord avec cela. La valeur du travail transparaît”.
Du point de vue du client, il s'agit également d'un compromis coût / valeur.
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Une bonne gestion des frais de déplacement sur les projets de conseil nécessite un bon jugement. Cependant, les six lignes directrices ci-dessus vous aideront à déterminer si les frais de déplacement sont appropriés.
Les consultants frugaux qui ajoutent énormément de valeur sont respectés. Les consultants extravagants qui ajoutent une valeur importante sont généralement tolérés, mais sont susceptibles d'être mis de côté au premier signe que la valeur commence à baisser.
La question est donc : voulez-vous être un consultant apprécié ou toléré en supposant que les deux ajoutent la même valeur ?
Si vous dépensez beaucoup d'argent, au premier signe de difficulté, le client vous mettra probablement de côté. Alors demandez-vous si le risque en vaut la peine, après tout ce que vous avez investi dans la construction de votre carrière.
QUESTION(S) DU JOUR :Quel principe directeur clé trouvez-vous le plus utile ? Merci de partager dans les commentaires. Acclamations,Kris
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